Hộ kinh doanh lưu ý: Hoàn trả hàng hóa có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?

Hoàn trả hàng hóa thì có bắt buộc phải xuất hóa đơn không? Và xuất hóa đơn như thế nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nguyên tắc lập hóa đơn được quy định rất rõ ràng. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Quy định này bao gồm cả các trường hợp xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

Như vậy, khi phát sinh việc trả hàng, hộ kinh doanh bắt buộc phải lập hóa đơn. Việc xuất hóa đơn cụ thể được chia thành các trường hợp sau:

Trường hợp trả lại hàng hóa thông thường: Khi người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu hai bên có thỏa thuận về việc người mua là phía lập hóa đơn thì người mua sẽ lập hóa đơn điện tử giao cho người bán. Cả hai bên thực hiện nghĩa vụ thuế theo đúng quy định.

Đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng: Nếu hàng hóa là tài sản đã được đăng ký tên người mua (như xe cộ, bất động sản...), khi trả lại hàng, nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua có trách nhiệm lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.

Đối với lĩnh vực bảo hiểm: Khi hoàn phí, giảm phí hoặc hoa hồng, dựa trên hóa đơn cũ và biên bản thỏa thuận, người bán lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ số tiền phí được hoàn, giảm và lý do cụ thể.

Lưu ý: Trong mọi trường hợp hoàn trả, hộ kinh doanh và đối tác cần lưu trữ hồ sơ đầy đủ để xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan chức năng.

Tổng hợp những hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn chứng từ?

Nhằm minh bạch hóa hoạt động quản lý thuế, Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nghiêm ngặt các hành vi bị cấm đối với cả cán bộ thuế và hộ kinh doanh:

Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng (bao gồm hộ kinh doanh):

Thực hiện hành vi gian dối, sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc làm giả hóa đơn, chứng từ.

Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của cán bộ thanh tra.

Truy cập trái phép, làm sai lệch hoặc phá hủy hệ thống thông tin hóa đơn.

Đưa hối lộ hoặc các hành vi trục lợi bất chính khác liên quan đến hóa đơn.

Không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo đúng quy định.

Đối với công chức thuế: Nghiêm cấm gây phiền hà, bao che, thông đồng cho các sai phạm hoặc nhận hối lộ trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

Quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như thế nào?

Việc lưu trữ hóa đơn đúng quy định giúp hộ kinh doanh tránh được các rủi ro pháp lý và tranh chấp sau này. Theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Yêu cầu chung: Đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và không bị thay đổi trong suốt thời gian lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tuân thủ theo quy định của pháp luật kế toán.

Hóa đơn điện tử: Phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, có khả năng tra cứu và sẵn sàng in ra giấy khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

Hóa đơn đặt in (giấy):

Hóa đơn chưa lập: Bảo quản trong kho theo chế độ chứng từ có giá.

Hóa đơn đã lập: Nếu hộ kinh doanh không phải đơn vị kế toán thì lưu trữ như tài sản riêng. Nếu là đơn vị kế toán thì thực hiện theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán hiện hành.

Đọc bản gốc tại đây