Mã định danh cho các sự kiện Công đoàn

Từ giấy mời đến một mã định danh

Từ tháng 8.2026, khi tham dự một số hội nghị, cuộc họp hay chương trình do Công đoàn phường Hòa Khánh, thành phố Đà Nẵng tổ chức, đại biểu sẽ dần làm quen với một cách thức mới: Thay vì nhận giấy mời, xác nhận qua nhiều kênh rồi ký tên vào danh sách điểm danh, họ có thể thực hiện các thao tác này trên điện thoại thông minh. Đó là một phần trong mô hình thí điểm “Mã định danh sự kiện và Hệ thống quản lý hội nghị điện tử Công đoàn” vừa được Công đoàn phường Hòa Khánh triển khai.

Theo đó, mỗi hội nghị, cuộc họp, chương trình hoặc sự kiện sẽ được Công đoàn phường Hòa Khánh cấp một mã định danh riêng. Mã này được tích hợp với QR Code và trở thành “chìa khóa” kết nối toàn bộ thông tin của sự kiện, từ khâu mời, xác nhận đại biểu, điểm danh cho đến tổng hợp và lưu trữ dữ liệu.

Khi nhận được mã, đại biểu dùng điện thoại quét QR Code để xem thông tin về thời gian, địa điểm, nội dung chương trình và xác nhận tham dự. Trường hợp không tham dự, đại biểu có thể thông báo lý do hoặc cử người thay thế. Khi đến sự kiện, việc điểm danh cũng được thực hiện điện tử.

“Điều chúng tôi hướng tới là số hóa cả quy trình tổ chức một sự kiện, từ lúc hình thành kế hoạch, phát hành thông tin mời, xác nhận đại biểu, điểm danh đến tổng hợp và lưu trữ dữ liệu. Theo tìm hiểu của chúng tôi, đây là mô hình đầu tiên được triển khai trong tổ chức Công đoàn cả nước; ngay cả ở cấp chính quyền địa phương hiện cũng chưa có mô hình tương tự” - ông Trà Thanh Quang - Chủ tịch Công đoàn phường Hòa Khánh - nói.

Từ số hóa hội nghị đến quản trị bằng dữ liệu

Nếu chỉ nhìn ở việc bỏ giấy mời hay điểm danh bằng QR Code, hiệu quả của mô hình có thể chưa thật sự lớn. Bởi giá trị lâu dài sẽ nằm ở dữ liệu được hình thành sau mỗi sự kiện.

Khi hàng chục, hàng trăm sự kiện được tổ chức, những hồ sơ này sẽ từng bước hình thành một kho dữ liệu về hoạt động Công đoàn. Từ đó, cán bộ có thể tra cứu một đơn vị đã tham dự những hoạt động nào, mức độ tham gia ra sao; thống kê các loại hình hoạt động được tổ chức nhiều hay ít; theo dõi lịch sử tổ chức sự kiện và khai thác dữ liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành. Và đây chính là bước chuyển đáng chú ý từ “số hóa giấy tờ” sang “quản trị bằng dữ liệu”.

Theo ông Trà Thanh Quang, Công đoàn phường Hòa Khánh thực hiện thí điểm mô hình từ tháng 8 đến tháng 12.2026 đối với các hội nghị, cuộc họp, tập huấn, đối thoại, chương trình và hoạt động do Công đoàn phường tổ chức. Trong quá trình này, phản hồi của người sử dụng sẽ được tiếp nhận để điều chỉnh, hoàn thiện hệ thống. Từ năm 2027, trên cơ sở kết quả thí điểm, Công đoàn phường sẽ nghiên cứu triển khai chính thức, đồng thời từng bước tích hợp hệ thống với các cấu phần khác của “Công đoàn số - Đoàn viên số”, hướng tới hình thành môi trường quản lý hoạt động Công đoàn thống nhất trên nền tảng số.

Ông Trà Thanh Quang cho rằng, công nghệ chỉ thực sự có ý nghĩa khi người sử dụng thấy thuận tiện và công việc được giảm đi. Vì vậy, hệ thống được thiết kế theo hướng đơn giản, có thể thao tác nhanh trên điện thoại thông minh, không đòi hỏi cán bộ Công đoàn cơ sở phải có kiến thức chuyên sâu về công nghệ.

“Chúng tôi xác định chuyển đổi số không phải để có thêm một ứng dụng hay một thành tích về công nghệ. Mục tiêu cuối cùng vẫn là giảm việc hành chính cho cán bộ, quản lý tốt hơn bằng dữ liệu và dành nhiều thời gian hơn cho cơ sở, đoàn viên, người lao động” - ông Quang nói.

Xem bản gốc tại đây